Vakanzkosten berechnen: die Formel

Vakanzkosten sind der Betrag, den eine unbesetzte Stelle kostet, solange sie unbesetzt ist. Die gängige Berechnung ist einfach: Vakanzdauer in Tagen × Tageswertschöpfung der Position. Als Untergrenze der Wertschöpfung wird dabei das Gehalt der Stelle angesetzt – wer eine Position bezahlt, erwartet mindestens diesen Wertbeitrag.

Diese Rechnung ist bewusst konservativ. In der Praxis liegen die tatsächlichen Vakanzkosten laut gängiger Faustformel beim Zwei- bis Vierfachen der direkten Personalkosten, weil Überstunden, Entscheidungsstau, Produktivitätsverluste und entgangener Umsatz dazukommen. Und eine zweite Faustformel aus der Praxis sagt: Bei einem Vakanzkostenfaktor von drei – dem Mittel der gängigen Spanne von zwei bis vier – übersteigen die Vakanzkosten einer Position nach rund 120 Tagen Leerstand ein volles Bruttojahresgehalt.

Bei 106 Tagen, die eine Anzeige im deutschen Maschinenbau im Median offen steht (eigene Auswertung, 23.707 BA-Stellen, 2026), ist dieser Punkt also nicht der Ausnahmefall. Er ist der Regelfall.

Die Rechnung Schritt für Schritt

Nehmen wir einen Servicetechniker mit 3.369 Euro brutto im Monat – dem Durchschnitt für Servicetechniker im Außendienst.

Schritt 5 ist der ehrliche Teil. Die 11.800 Euro sind die Zahl, die Sie gegen jede Prüfung verteidigen können. Der reale Betrag liegt darüber – nur lässt er sich nicht seriös auf den Euro genau angeben, weshalb wir mit der Untergrenze arbeiten.

Mit Ihren eigenen Zahlen können Sie das im Vakanzrechner durchrechnen: Rolle, Ihr Gehalt, Ihre Vakanzdauer, Ihre Stellenzahl.

Was in dieser Rechnung fehlt – und im Service teurer ist

Die Gehaltsrechnung behandelt jede Stelle gleich. Für die Fertigung ist das vertretbar, für den Service falsch – im Maschinen- und Anlagenbau wie im technischen Anlagenservice.

Nach der Deloitte-Analyse zur Service Performance liefert der Service typischerweise 30 Prozent des Gesamtgewinns, bei wartungsintensiven Anlagen 50 Prozent und mehr. Und die Servicequalität entscheidet zu 50 Prozent über die Investitionsentscheidung des Kunden – so viel wie Produktqualität und Preis zusammen.

Daraus folgen vier Kostenarten, die in keiner Standardformel auftauchen:

• Reaktionszeiten aus laufenden Verträgen. Sie stehen im Vertrag, nicht im Ermessen. Wer sie reißt, riskiert Nachlässe oder die Kündigung.
• Nicht abgeschlossene Wartungsverträge. Der teuerste Posten und der unsichtbarste: Er erscheint nirgends als Kosten, sondern als Vertrieb, der langsamer wächst als möglich.
• Ersatzteil- und Umbauumsatz. Hängt an der Betreuung. Wer selten vor Ort ist, sieht den Bedarf nicht.
• Die nächste Maschine. Wenn Servicequalität zur Hälfte über die Investitionsentscheidung entscheidet, ist ein überlastetes Serviceteam ein Vertriebsrisiko.

Der Vergleich, auf den es hinausläuft

Die Rechnung wird erst dann handlungsleitend, wenn man sie neben die Alternativen legt.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens: Die Vakanz ist in der Regel teurer als die Besetzung – schnell besetzen schlägt günstig besetzen. Zweitens: Alle Alternativen sind wiederkehrende Posten, während der Aufbau eines eigenen Systems einmalig ist. Wo genau die Schwelle liegt, steht in „Inhouse-Recruiting vs. Agentur: der Vergleich“.

Wie Sie die Zahl im eigenen Haus belastbar machen

1. Nehmen Sie das echte Gehalt der Stelle, nicht den Branchenmedian. Der Median ist eine Orientierung, kein Wert für Ihren Betrieb.
2. Messen Sie Ihre echte Vakanzdauer – vom Tag der Freigabe bis zum ersten Arbeitstag, nicht bis zur Vertragsunterschrift.
3. Zählen Sie parallele Vakanzen zusammen. Drei offene Stellen über vier Monate sind teurer als eine über zwölf, weil das verbleibende Team gleichzeitig belastet wird.
4. Rechnen Sie den Servicedeckungsbeitrag separat, wenn Sie ihn haben. Umsatz je Servicetechniker mal Marge ist die ehrlichere Untergrenze als das Gehalt.
5. Weisen Sie es als Modellrechnung aus. Eine Zahl, die als Gewissheit auftritt, verliert im ersten kritischen Gespräch ihre Wirkung.

Der Zweck dieser Rechnung ist nicht, eine große Zahl zu erzeugen. Er ist, die Diskussion zu verschieben: weg von „Was kostet die Besetzung“ hin zu „Was kostet das Warten“. In den meisten Betrieben ändert das die Reihenfolge der Entscheidungen.

Warum die Stelle überhaupt so lange offen bleibt, steht in „Servicetechniker finden“.